Illness Policy

Participants enrolled in a training program of the Institute can, under certain conditions, request a leave of absence. During a leave of absence, the participant remains enrolled but does not participate in courses and evaluations. The time covered by the leave is not included in the calculation of the maximum training duration.

A leave of absence can be granted in the following circumstances:

• Illness or other medical condition;
• Responsibility for relatives of first degree (parents, children) who require intensive care;
• Pregnancy and maternity/paternity, within 3 months of birth or adoption;
• Military or compulsory civil service.

Other circumstances must be exceptional to qualify for a leave and are assessed on a case-by-case basis.

What are the consequences of a leave of absence ?

A participant on leave continues to be enrolled but no longer has the right to:

• Follow courses and attend classes;
• Benefit from supervision;
• Participate in evaluations or any other form of assessment;

How to request a leave of absence ?

Participants wishing to request a leave, or an extension of an ongoing leave must send an email together with the relevant documentation, to their Study Program Supervisor.

Requests are usually decided within 24 hours following receipt of the request.

No leave can be granted retroactively or for circumstances no longer applicable at the moment of the submission of the request.

Participants wishing to end a leave of absence before the agreed date must send an email to their Study Program Supervisor.

Advice and support

If you are not sure whether you should request a leave or whether you qualify for a leave of absence, you are advised to contact your Study Program Supervisor for guidance and support.

Les participants inscrits à un programme de formation de l’Institut peuvent, sous certaines conditions, demander un congé. Pendant un congé, le participant reste inscrit mais ne participe pas aux cours et aux évaluations. Le temps couvert par le congé n’est pas inclus dans le calcul de la durée maximale de la formation.

Un congé peut être accordé dans les circonstances suivantes :

• Maladie ou autre condition médicale ;
• Responsabilité de parents de premier degré (parents, enfants) qui nécessitent des soins intensifs ;
• Grossesse et maternité/paternité, dans les 3 mois suivant la naissance ou l’adoption ;
• Service militaire ou civil obligatoire.

Les autres circonstances doivent être exceptionnelles pour donner droit à un congé et sont évaluées au cas par cas.

Quelles sont les conséquences d’un congé ?

Un participant en congé continue d’être inscrit mais n’a plus le droit de :

• Suivre les cours et assister aux cours ;
• Bénéficier d’une supervision ;
• Participer à des évaluations ou à toute autre forme d’évaluation ;

Comment demander un congé ?

Les participants qui souhaitent demander un congé, ou une prolongation d’un congé en cours, doivent envoyer un courriel accompagné de la documentation pertinente, à leur superviseur du programme d’études.

Les demandes sont généralement traitées dans les 24 heures suivant la réception de la demande.
Aucun congé ne peut être accordé rétroactivement ou pour des circonstances qui ne sont plus applicables au moment de la soumission de la demande.

Les participants qui souhaitent mettre fin à un congé avant la date convenue doivent envoyer un courriel à leur superviseur du programme d’études.

Conseils et soutien

Si vous n’êtes pas sûr de devoir demander un congé ou de remplir les conditions requises pour en bénéficier, nous vous conseillons de contacter le responsable de votre programme d’études pour obtenir des conseils et de l’aide.