Grievance Policy

A grievance is a complaint by an employee or a participant concerning any matter related to their respective relations with the Company. All grievances must be in writing. Using the form provided by The International Institute for Research & Human Development, you must state clearly and concisely all the known facts related to your grievance, including “who, what, where, when and the why.” Clearly explain why you disagree with act or omission that forms the basis for the grievance. Also explain what remedy you are requesting. You must sign and date the grievance.

Although there is no legal requirement that employers utilize a formal grievance procedure, the International Institute for Research & Human Development has established a simple reasonable grievance procedure which allows participants or employees a formal means to resolve disputes. We strongly believe Arbitration is faster and less expensive than litigation and that any dispute between you and the Institute may be resolved using this grievance procedure, with the exception of oral reprimands which are not recorded in your personnel file.

Although we seek to provide a workplace in which all participants and employees feel that they are an important part of The International Institute for Research & Human Development, and where participants and employees feel fairly treated, there may be times when you have a dispute with a trainer, supervisor, another participant or the Institute which can best be resolved through a formal procedure for dispute resolution. All disputes between any participant or employee and the Institute are to be resolved by in accordance with the following procedure. Please note, however, that the Institute reserves the right to modify this procedure at any time and nothing in this procedure should be construed to constitute a contract between you and the Institute or to constitute any part of a contract between you and the Institute.

Any dispute between you and the Company may be resolved using this grievance procedure, with the exception of oral reprimands which are not recorded in your personnel file.

Grievance Procedure

Preliminary Step
You must first address your grievance with your immediate supervisor. This may be done orally in informal discussion. If your informal attempts to resolve the matter are not successful, you may implement the formal grievance process.

Step 1
You must first submit your grievance in writing to your immediate supervisor. Grievances must be submitted within 20 business days following the date you first knew or should have known of the grievance. If you do not submit the grievance within the 10 businesses day period, you waive your right to assert it.

Your supervisor will respond in writing within ten 20 business days following receipt of your grievance. All grievances and replies in Step 1 must be in writing. If the grievance is not settled in Step 1, then you may proceed to Step 2.

Step 2
Within ten 10 business days following your receipt of the written answer to your Step 1 grievance from your supervisor, you may appeal the disposition of your grievance by your supervisor to Institute Executive Director. The Institute Executive Director will then undertake an investigation of your grievance and the underlying facts. Within 15 business days following receipt of your grievance the Executive Director will meet with you in person to discuss your grievance. The Executive Director will then provide a written response to your grievance within 15 business days following the date of your meeting.

Either party may, however, seek to enforce an arbitrator’s award in a court of competent jurisdiction

NB: The grievant bears the burden of proof as to the validity of the grievance.

Un grief est une plainte déposée par un employé ou un participant concernant toute question liée à leurs relations respectives avec la Compagnie. Tous les griefs doivent être présentés par écrit. En utilisant le formulaire fourni par l’Institut international de recherche et de développement humain, vous devez énoncer de manière claire et concise tous les faits connus liés à votre grief, notamment “qui, quoi, où, quand et pourquoi”. Expliquez clairement pourquoi vous n’êtes pas d’accord avec l’acte ou l’omission qui constitue la base du grief. Expliquez également le recours que vous demandez. Vous devez signer et dater le grief.

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation légale pour les employeurs d’utiliser une procédure de grief formelle, l’Institut international de recherche et de développement humain a établi une procédure de grief simple et raisonnable qui permet aux participants ou aux employés de disposer d’un moyen formel de résoudre les différends. Nous sommes convaincus que l’arbitrage est plus rapide et moins coûteux qu’un procès et que tout différend entre vous et l’Institut peut être résolu en utilisant cette procédure de règlement des griefs, à l’exception des réprimandes orales qui ne sont pas enregistrées dans votre dossier personnel.

Bien que nous cherchions à offrir un lieu de travail dans lequel tous les participants et les employés sentent qu’ils sont une partie importante de l’Institut international de recherche et de développement humain, et où les participants et les employés se sentent traités équitablement, il peut arriver que vous ayez un différend avec un formateur, un superviseur, un autre participant ou l’Institut qui peut être mieux résolu par une procédure formelle de résolution des différends. Tout litige entre un participant ou un employé et l’Institut doit être résolu conformément à la procédure suivante. Veuillez noter, toutefois, que l’Institut se réserve le droit de modifier cette procédure à tout moment et que rien dans cette procédure ne doit être interprété comme constituant un contrat entre vous et l’Institut ou comme constituant une partie d’un contrat entre vous et l’Institut.

Tout différend entre vous et l’Institut peut être résolu en utilisant cette procédure de règlement des griefs, à l’exception des réprimandes orales qui ne sont pas enregistrées dans votre dossier personnel.

Procédure de règlement des griefs

Étape préliminaire
Vous devez d’abord adresser votre grief à votre superviseur immédiat. Cela peut se faire oralement dans le cadre d’une discussion informelle. Si vos tentatives informelles pour résoudre le problème n’aboutissent pas, vous pouvez mettre en œuvre la procédure formelle de règlement des griefs.

Première étape
Vous devez d’abord soumettre votre grief par écrit à votre superviseur immédiat. Les griefs doivent être soumis dans les 20 jours ouvrables suivant la date à laquelle vous avez eu connaissance ou auriez dû avoir connaissance du grief. Si vous ne soumettez pas le grief dans le délai de 10 jours ouvrables, vous renoncez à votre droit de le faire valoir.

Votre superviseur répondra par écrit dans les dix 20 jours ouvrables suivant la réception de votre grief. Tous les griefs et les réponses à l’étape 1 doivent être présentés par écrit. Si le grief n’est pas réglé à l’étape 1, vous pouvez passer à l’étape 2.

Deuxième étape
Dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la réponse écrite de votre superviseur à votre grief de l’étape 1, vous pouvez faire appel du règlement de votre grief par votre superviseur auprès du directeur exécutif de l’Institut. Le directeur exécutif de l’Institut entreprendra alors une enquête sur votre grief et les faits sous-jacents. Dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de votre grief, le directeur général vous rencontrera en personne pour discuter de votre grief. Le directeur général vous fournira ensuite une réponse écrite à votre grief dans les 15 jours ouvrables suivant la date de votre rencontre.

L’une ou l’autre partie peut toutefois demander l’exécution de la décision de l’arbitre devant un tribunal compétent.

NB : Le plaignant a la charge de la preuve quant à la validité du grief.